LEYES LABORALES QUE ESTABLECEN LOS REQUISITOS LEGALES QUE DEBEN TENER LAS NOMINAS

Las relaciones de trabajo están sujetas a derechos y obligaciones por parte del patrón y el empleado. Por ello, es imprescindible conocerlas y saber identificarlas en sus principios y normas jurídicas para aplicarlos en el correcto cálculo de las nóminas. La nómina es la lista de trabajadores que se encuentran prestando sus servicios para una empresa. Si un trabajador está incluido en la nómina, significa que está trabajando para esa compañía. En ella, los patronos llevan registro de los pagos de sueldo y de prestaciones que se les entrega a los trabajadores a cambio de su trabajo. También, se registran todos los bonos, premios por puntualidad y horas extras, además de las deducciones, tales como el impuesto sobre la renta o la cuota obrero-patronal que se paga al Instituto Mexicano del Seguro Social.

Todo esto se registra a través del recibo de nómina, que debe ser entregado a los trabajadores con el fin de dar cuenta de sus percepciones y deducciones en un periodo delimitado de tiempo. Suele suceder que el empleado deba firmar la nómina y la empresa o patrón debe guardar el recibo. Toda la normativa referente al área laboral tiene como punto de partida el artículo 123 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. A continuación, te mostramos cuáles son las leyes laborales que establecen los requisitos legales que deben tener las nóminas. Entre ellas destacamos:

Ley del Instituto Mexicano del Seguridad Social

El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) es una entidad gubernamental que se encarga de brindar servicios de salud y seguridad social a la población que se encuentre afiliada a este, llamados asegurados. Fundada en 1943, es la institución que presta seguridad social más grande en toda América Latina. A finales de 1995 se publica la Ley del Seguro Social que muestra el marco legislativo en el que se tiene que regir el IMSS. En la actualidad la Ley tiene como objetivo:

• La asistencia médica.
• La protección de los medios de subsistencia.
• Los servicios generales para el bienestar, tanto individual como colectivo.
• El otorgar una pensión que, siendo cumplidos los requisitos legales, será garantizada por el Estado.

En su artículo 15 la Ley del Seguro Social habla de las obligaciones a las que está sometido el patrón para con los empleados, en lo referente al IMSS y los requisitos mínimos que deben de tener las nóminas. En este artículo, se habla de cómo los patrones están en la obligación de registrar e inscribir a sus empleados en el IMSS, así como registrar todas las modificaciones que presenten los salarios, las altas y las bajas y demás cambios en la situación del trabajador a no más tardar cinco días después de que se produzcan. También dice cómo se deben llevar los registros de nómina, en la que se deben reflejar el número exacto de días laborados y el salario percibido por los empleados. Este registro en obligatoria su conservación hasta por cinco años luego de su expedición.

Ley Federal del Trabajo

La Ley Federal del Trabajo es la más importante ley de derecho laboral en México, siendo solo superada por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Fue publicada en su primera versión en 1931, agrupando en una única legislación a la materia laboral, derogando todas las leyes y decretos previos a esta.  En la actualidad la Ley Federal del Trabajo que se tiene en vigencia es producto de diversas reformas. La más reciente tuvo lugar en 2012, pero en 1970 también se produjeron unos cambios legislativos significativos.

La LFT establece en su artículo 804 la obligación de conservar y exhibir en conjunto los contratos individuales que se realicen, cuando no exista un contrato colectivo de los trabajadores. Asimismo, también se debe conservar la nómina personal de los empleados, o en su defecto, los recibos de pago del salario, al igual que los controles de asistencia de los trabajadores. Igualmente, se deben tener los comprobantes de pagos de utilidades, de vacaciones, de aguinaldos y los pagos de primas que se otorguen a los empleados. Todos estos comprobantes y recibos se deben conservar mientras dure la relación laboral con los trabajadores y hasta un año después del cese de esta.

Código Fiscal de la Federación

Por su parte el Código Fiscal de la Federación es un compendio de diversos aspectos fiscales, que rige las obligaciones de los contribuyentes con alguna actividad económica. Fue publicado en 1981, y modificado por última vez en 2013. El objetivo específico del CFF es determinar las contribuciones y las diversas obligaciones que se deben cumplir en relación con los impuestos federales. En términos legales, es el ordenamiento jurídico que define los conceptos fiscales fundamentales, fija los procedimientos para obtener los ingresos fiscales del gobierno, entre otras cosas. También tiene como objetivo, aunque no de manera primordial, la regulación de la aplicación de las leyes fiscales.
Se llaman obligaciones fiscales a los impuestos que se pagan a la nación, siendo estos la manera de contribuir como ciudadanos a los ingresos económicos del país, según nuestras posibilidades y ganancias. El principal objetivo de estas llamadas obligaciones fiscales es mejorar los servicios públicos que ofrece el Estado. En el Código Fiscal de la Federación se establecen, en su artículo 67 que las autoridades fiscales determinan las contribuciones o aprovechamientos omitidos, así como también imponen las sanciones dadas por infracciones al reglamento fiscal. Estas contribuciones personales se deben ver reflejadas en las nóminas de empleados que posea la empresa, con el fin de tener una constancia de su pago y declaración.
A pesar de que las regulaciones que el CFF impone ante los entes económicos y las personas físicas son generales y no particulares, es sabido que por estas se logra la manutención parcial del Gobierno Federal. Aquello que es reunido por el pago de las obligaciones fiscales va dirigido a beneficiar a los ciudadanos en general, siendo invertido en la educación, el sistema de salud, el combate a la pobreza y el impulso de los sectores económicos fundamentales.
En conclusión, se puede decir que la nómina de pagos de una empresa tiene una gran importancia, porque en ella se deberán conservar una serie de documentos y archivos por imperativo legal. Es necesaria para tener manera de comprobar el pago de sueldos y bonos a los empleados, además de ser evidencia del pago al IMSS. Debido a esto, se exige la conservación de la nómina hasta cinco años luego de finalizada la relación laboral entre el trabajador y el patrón.

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